1. Alfa
  2. Artykuły
  3. Artykuły
  4. RODO a monitoring w firmie

20Sty 2022

RODO a monitoring w firmie

Posiadanie monitoringu w firmie stanowi zabezpieczenie przed kradzieżą i pozwala zapobiegać sytuacjom patologicznym w miejscu pracy. Trzeba jednak pamiętać, że przetwarzanie i zapisywanie wizerunków osób zatrudnionych stanowi jedną z form przetwarzania danych osobowych. Przedsiębiorca powinien zatem przestrzegać określonych procedur, by nie narażać się na zarzuty związane z naruszeniem zasad RODO, a jednocześnie chronić swoje mienie.

RODO a monitoring

Ogólnoeuropejskie zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo regulują Wytyczne 3/2019 z 2019 roku. Przyjęła je Europejska Rada Ochrony Danych. Wynika z nich, że w wyborze technologii stosowanych do monitoringu przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę rozwiązania „przyjazne prywatności”. Jako przykład podaje się systemy, które umożliwiają maskowanie lub mieszanie obszarów nieistotnych dla obszaru objętego nadzorem.

Oznacza to, że przed instalacją monitoringu trzeba określić konkretny cel jego wykorzystania. Może to być zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, kontrola produkcji, ochrona mienia albo kontrola zachowania tajemnicy informacji. Trzeba również określić obszar nadzoru. Może on obejmować teren zakładu pracy, ale można również monitorować teren wokół zakładu.

Przepisy RODO nakładają na przedsiębiorcę obowiązek informowania osób potencjalnie objętych monitoringiem o możliwości rejestracji wizerunku. W informacji takiej powinny znaleźć się: nazwa i adres przedsiębiorcy, obszar monitoringu, cel monitorowania, okres przetwarzania danych oraz ewentualni odbiorcy danych. Celem monitoringu nie może być jednak ocena jakości pracy. Pracodawca ma też obowiązek udostępnić pracownikowi kopię nagrań, jeśli ten zwróci się do niego w formie elektronicznej.

Jak pisze na swej stronie Urząd Ochrony Danych Osobowych: „Pracownicy natomiast muszą mieć świadomość, że w miejscu, w którym się znajdują, wprowadzono monitoring. Pracodawca, zgodnie z kodeksem pracy, oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem”.

Jak oznaczyć monitorowany teren, by spełnić wymagania RODO?

Informacje o monitoringu powinny znaleźć się w pobliżu miejsca objętego monitoringiem. Muszą one być widoczne i zamocowane w sposób trwały, mogą zawierać piktogram wskazujący na użycie kamer, choć ten nie jest wystarczający. Tablice nie muszą zawierać wszystkich informacji wymaganych w RODO, muszą natomiast informować, przez kogo i w jakim celu miejsce objęto monitoringiem. Należy również zawrzeć na nich informacje o prawach osoby monitorowanej i dane IOD.

Przepisy o RODO nakładają dodatkowe ograniczenia na urządzenia rejestrujące obraz i dźwięk. Jak czytamy na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych: „Monitoring to środek techniczny umożliwiający rejestrację obrazu. Co za tym idzie – monitoring wizyjny nie może nagrywać dźwięku. Stosowanie kamer rejestrujących również dźwięk może, w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa, zostać uznane za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną ale również i karną. Ponadto, w trakcie nagrania obrazu i dźwięku za pośrednictwem kamery będzie dochodzić do ujawnienia tajemnic prawnie chronionych”.

Jednocześnie trzeba pamiętać, że Kodeks pracy określa miejsca, w których zabronione jest stosowanie monitoringu. Są to: łazienki, szatnie i pomieszczenia socjalne. Dopuszczone są jednak odstępstwa od zakazu. Chodzi o przypadki, gdy umieszczenie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji określonego celu. Nie może jednak naruszać to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Nie wolno więc stosować technologii uniemożliwiających rozpoznanie przebywających tam osób. Umieszczenie monitoringu w takich miejscach wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeśli takiej nie ma − przedstawicieli pracowników wyłonionych w trybie przyjętym u konkretnego pracodawcy.

Wojciech Ostrowski